Wie Sie Mitarbeitende in Zeiten von Homeoffice motivieren
Im März 2020 ändert sich für viele Unternehmen mit einem mal die komplette Arbeitsweise. Das neueste Wort in aller Munde ist „Homeoffice“. Büros bleiben, wo es geht, unbesetzt und die Meetingkultur wird auf den Kopf gestellt. Innerhalb kürzester Zeit wird vielen bewusst, wie wichtig das Thema Digitalisierung ist und dass wir darauf nicht verzichten können.
Zwanzig Monate später stehen wir wieder vor einer ähnlichen Situation. Wer es kann, vermeidet Treffen in Büroräumen und weicht wieder auf das Homeoffice aus. Doch während sich im ersten Lockdown die meisten Menschen noch mit Sätzen wie „Das ist ja nur vorübergehend“ und „Jetzt lerne ich meine Wohnung mal von einer anderen Seite kennen, ist doch schön!“ hinwegtrösteten, ist nach Monaten der Corona Krise bei vielen die Stimmung deutlich düsterer und die Grenze der Belastbarkeit erreicht.
Das Wort Homeoffice ist noch immer in aller Munde, aber irgendwie kann das doch niemand mehr hören. Meeting von 08-09 Uhr im Großen Team, dann das nächste Meeting eine halbe Stunde später mit einem einzelnen Kollegen, um 12 Uhr dann ein Meeting mit einem Kunden und um 14 Uhr die Nachbesprechung des Kundentermins mit einem Kollegen. Dazwischen ein paar Mails checken und irgendwie versuchen, vor lauter Meetings mit den eigentlichen Aufgaben voranzukommen. Dass die Arbeitsmoral dadurch schwindet ist kein Wunder.
Es gibt bereits Studien zur „Zoom-Fatigue [*1], die belegen, dass Mitarbeitende, die in ihren Meetings die Kameras eingeschaltet lassen, weniger produktiv durch den Tag kommen, weil sie von eben diesen Meetings müde werden. Frauen sind von diesem Ermüdungseffekt noch stärker betroffen als Männer. Was können Sie also tun, wenn Sie merken, dass die Energie Ihrer Mitarbeitenden schwindet und sie keine Motivation mehr aufbringen? Auch wenn diese Fragen von Unternehmen zu Unternehmen eine andere Antwort mitbringen wird, gibt es doch einige allgemeingültige Faktoren, die zur Zufriedenheit und somit auch zur erhöhten Motivation ihrer Mitarbeitenden beitragen können:
Geregelte Arbeitszeiten. So simpel dieser Punkt auch klingen mag, ist er es für viele Mitarbeitende nicht. Man sollte meinen, dass das, was für mich im Büro gilt, sich auch für mich ins Homeoffice übertragen lässt. Wenn ich im Büro meinen Schreibtisch verlasse und nach Hause fahre, habe ich Feierabend und arbeite erst weiter, wenn ich das nächste Mal im Büro bin. Eine simple und klare Trennung von Beruflichem und Privatem. Im Homeoffice gestaltet sich diese klare Trennung für viele Menschen schwierig. „Natürlich kann ich den Computer noch mal hochfahren und diese kleine Aufgabe schnell erledigen, er steht ja genau vor mir. Ich will ja nicht, dass mein Chef das Gefühl bekommt, dass ich im Homeoffice nicht mindestens genau so viel arbeite, wie im Büro.“ In einer Umfrage [*2] zu den Nachteilen von Homeoffice stimmten 46% aller Befragten der Aussage zu, dass ihnen eine klare Trennung von Beruf und Privatleben fehlte. Diese klare Trennung wird benötigt, damit ihre Mitarbeitenden notwendige Ruhepole nutzen können, um neue Kraft tanken zu können. Wer vor Corona zum Ausgleich beispielsweise zum Sport gegangen ist, muss darauf inzwischen wegen Kontaktbeschränkungen oft verzichten. Umso wichtiger ist es, dass ihre Mitarbeitenden ihre eigene Wohnung als Ort der Entspannung wahrnehmen können. Daher achten Sie auf geregelte Arbeitszeiten und machen Sie ihren Mitarbeitenden deutlich, dass sie nichts kompensieren müssen.
Notwendige Arbeitsmittel stellen. Dieser Punkt kann für Sie ein besonders interessanter Faktor sein, wenn bei Ihnen die Überlegung im Raum steht, auch unabhängig von Krisenzeiten weiterhin Remote zu arbeiten. So könnten Sie eines Tages vielleicht komplett auf die Büroräume und die damit zusammenhängenden Mietkosten zu verzichten. Fakt ist, wer über längere Zeit hinweg im Homeoffice arbeitet, muss mit allen notwendigen Arbeitsmitteln ausgestattet sein. Die Basics wie Laptop, Kamera und Mikrofon sind den meisten Menschen bewusst, aber wie steht es eigentlich um die Internetqualität? Reicht sie aus, damit nicht alle paar Minuten Bild – und Tonübertragungen abgebrochen werden? Die Qualität Ihrer Meetings lässt sich um ein Vielfaches erhöhen, wenn alle Teilnehmenden unter denselben guten Rahmenbedingungen teilnehmen können. Hierbei sollten Sie auch in Betracht ziehen, dass nicht alle ihrer Mitarbeitenden mit denselben technischen Voraussetzungen in das Homeoffice starten. Bringen Sie in Erfahrung, welche Mitarbeitende vielleicht noch Unterstützung mit der Technik brauchen können und bieten sie gegebenenfalls Schulungstermine für einzelne Tools und Arbeitsmittel an. Zu den notwendigen Arbeitsmitteln gehören in einigen Berufsgruppen auch Arbeitsmaterialien wie Akten und Dokumente. Bei der bereits in Punk eins genannten Umfrage zu Nachteilen von Homeoffice stimmten 40% aller Befragten der Aussage zu, dass ihre Arbeit beeinträchtigt wird, weil der Zugang zu Unterlagen, Akten oder sonstigen Arbeitsmaterialien erschwert oder unmöglich ist. Stellen Sie also sicher, dass ihren Mitarbeitenden alle notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung stehen.
Eine Meetingkultur einführen, in der sich alle wohlfühlen. Wie genau diese Meetingkultur in ihrem Unternehmen aussehen kann, hängt von Ihnen und Ihren Mitarbeitenden ab. Besprechen Sie mit den Beteiligten, ob und bei welchen Meetings die Kameras wirklich eingeschaltet werden müssen. Und überlegen Sie gemeinsam, welche Themen wirklich ein Meeting brauchen. Vielleicht lassen sich einige Dinge ja auch schneller mit einem Anruf oder einer Mail klären? Setzen sie klare Zeitrahmen für die Länge der Meetings und bedenken Sie in ihrer Zeitplanung auch kleinere Puffer für Small Talk. Denn eine Sache, die vielen Mitarbeitenden im Homeoffice fehlt und die einen großen Einfluss auf die Motivation hat, ist der „mal schnell auf dem Flur“-Schnack, der in vielen Büros zum Arbeitsalltag dazu gehörte. Wenn diese kleinen Inseln für soziale Interaktionen im Homeoffice nicht geschaffen werden, kann dies Langzeitfolge für Ihr Unternehmen mit sich bringen. Die Entfremdung ihres Teams kanns zu einem Problem werden, das anhalten kann und die Teamfähigkeit ihrer Mitarbeiter beeinflussen kann. Planen Sie daher nicht nur kleinere Puffer für Small Talk ein, sondern schaffen Sie auch einen digitalen Raum für Kaffeepausen. Wenn die Teeküche des Büros nichts mehr als Ort der Gemeinschaft dienen kann, müssen Alternativen her. Diese Alternativen können so simpel sein wie offene Meetings bei Zoom, Teams oder Meets, in denen sie ganz klar betonen, dass dieser Bereich für Pausen gedacht ist und dort nicht über die Arbeit gesprochen wird.
Wenn Sie es schaffen, für Ihre Mitarbeitenden diese Krisenzeit zufriedenstellend zu gestalten, wird es ihre Motivation deutlich steigern. So unspezifisch dieser letzte Hinweis klingen mag, möchte ich Ihnen diesen dennoch mitgeben: Kommunikation ist der Schlüssel. Reden Sie mit ihren Mitarbeitenden, holen Sie sich das Feedback von ihnen ein. Gibt es etwas, das die Homeoffice-Zeit noch besser machen könnte? Was brauchen Ihre Mitarbeiter, damit sie mit Energie durch den Tag kommen? Und ist das etwas, das sie als Führungskraft leisten können?
Selbstverständlich sollen diese Gespräche keinen Großteil Ihrer eigenen Arbeitszeit in Anspruch nehmen. Sie müssen nicht zwingend in zahlreichen Einzelmeetings besprochen werden, eine Umfrage per Mail kann Ihnen hier auch schon Klarheit geben. Aber verdeutlichen Sie Ihren Mitarbeitern weiterhin die Bereitschaft für direkte Gespräche. Damit Entfremdung in Ihrem Unternehmen kein Thema wird und damit sich ihre Mitarbeiter in dieser Krisenzeit nicht alleine gelassen fühlen.
Für uns bei der Jungen Wilden Academy ist das Homeoffice in den letzten Monaten ein Riesenthema und unser Arbeitsalltag geworden. Und auch wir kennen die Vor- und die Nachteile, die diese Arbeitsform mit sich bringt. Daher haben wir in unserem Jahresprogramm für Nachwuchskräfte das Seminar "Digital Leben & Arbeiten" mit Kerstin Herter, der Expertin für Digitalen Stress, aufgearbeitet. In diesem Coaching klärt Kerstin Herter auf, was digitaler Stress ist und was der ständige Blick auf digitale Bildschirme mit unseren Augen und unserer Gesundheit macht. Mit ihrer Expertise vermittelt sie, wie das digitale Leben und Arbeiten entspannt und gesund gestaltet werden kann, ohne dass Leistungsfähigkeit und Wohlbefinden gefährdet werden. Wenn Sie Lust haben, mehr über uns und unser Trainingsprogramm zu erfahren, vereinbaren Sie gerne Ihr individuelles und kostenloses Kennenlerngespräch mit uns hier.
Dieser kurze Artikel kann natürlich nicht die eine Musterlösung für alle Unternehmen und Mitarbeitende bieten. Die Motivation hängt nicht nur von der Arbeit im Homeoffice, sondern auch von der Belastung, die die Pandemie mit sich bringt, ab. Aber eine Anpassung Ihres Unternehmens an das Digitale Arbeiten, das die Wahrheit unsere Neuzeit geworden ist, kann diese Krisenzeit für alle Beteiligten erleichtern.
[*1] Shockley, Gabriel, Robertson, Rosen, Chawla, Ganster, Ezerins (2021). The Fatiguing Effects of Camera Use in Virtual Meetings: A Within-Person Field Experiment. Journal of Applied Psychology, Vol. 6, No. 8, 1137-1155.
[*2] DAK-Krankenkasse (2021). Digitalisierung und Homeoffice in der Corona-Krise. Update: Soneranalyse zur Situation in der Arbeitswelt vor und während der Pandemie.